logo

Ett digitalare kulturarv

Digisams verksamhet 2011-2015

14 Digital produktion

Digisams bedömning
För att kunna möta regeringens förväntningar behövs professionellt och kontinuerligt drivna digitaliseringsverksamheter som vid behov kan skalas upp. Inte minst för att behövlig kompetens ska kunna vidmakthållas och utvecklas. De befintliga anläggningar som byggts upp med offentliga investeringar är en värdefull resurs som bör tas till vara för fortsatt utveckling. Förutsättningarna är särskilt goda för att utveckla Mediekonverteringscentrum (MKC) till nationell resurs för digitalisering av kulturarvet. I och med att digitaliseringen av folkbokföringsmaterialet avslutats finns utrymme för att utveckla verksamheten till att bli en gemensam resurs för digitalisering av material från Digisams medverkande myndigheter och institutioner.

En utvecklad samverkan inom området digital produktion bör också innefatta ett bättre utnyttjande av befintliga resurser vid myndigheterna och institutionerna. Inom ramen för en kostnadseffektiv helhetslösning bör förutsättningarna utredas för att etablera en mobil lösning för digitalisering.

En förutsättning för en hållbar uppskalning av den digitala produktionen är att den digitala kulturarvsinformationen förvaltas och hålls långsiktigt användbar med stöd av en kostnadseffektiv infrastruktur (se kap. 17 En skalbar och flexibel infrastruktur för kulturarvsinformation).

Digisams förslag
Riksarkivet ges i uppdrag att utveckla MKC till en nationell resurs för digitalisering. Förutsättningarna för att här utveckla en digital produktionslina för fotografisk bild bör särskilt undersökas.

Vilka standarder och format som tillämpas, samt vilken metadata som tillförs vid digitalisering, är helt avgörande för användbarhet och kostnadseffektiv förvaltning av de digitala filerna. Av stor betydelse är också att, utifrån materialtyp och andra förutsättningar, välja stor- eller småskalig digitalisering samt bedöma om det är mest effektivt att digitalisera i egen regi eller vända sig till en extern utförare.

Erfarenheter från såväl internationella som nationella massdigitaliseringsprojekt visar att storskalig digitalisering med få undantag är mest kostnadseffektivt när det gäller samlingar som medger en enhetlig process. I synnerhet formmässigt homogena pappersmaterial och audiovisuella resurser kan hanteras effektivt i storskaliga processer som ofta leder till ett effektivare urvalsarbete och minskat slitage på objekten. Värt att framhålla i sammanhanget är också att de internationella experter som utvärderade projektet Digidaily bedömde att det redan positiva resultatet och kostnadsbilden skulle kunna förbättras ytterligare vid en kontinuerlig drift av verksamheten.

14.1 Arbetsgruppen för digital produktion

Under 2015 arbetade Digisams arbetsgrupp för digital produktion med att ta fram förslag till samutnyttjande av utrustning och kompetens för en ökad och mer kostnadseffektiv digitalisering vid medverkande myndigheter och institutioner. Arbetsgruppen fokuserade på de centrala momenten i digitaliseringsprocessen och fördjupade sig i när stor- eller småskalig digitalisering är att föredra. Resultatet av arbetsgruppens arbete finns sammanfattat i rapporten Mot ökad digitalisering.

I rapporten understryks att digitalisering är mycket mer än bildfångst via fotografering eller skanning. För ett framgångsrikt resultat är det helt avgörande att målen för digitaliseringen definieras innan arbetet påbörjas. Prioritering och urvalsprinciper, klarering av upphovsrätt, bildkvalitet, namngivning av filer, metadata samt långsiktigt bevarande är andra frågor som arbetsgruppen särskilt trycker på i rapporten. Övergripande framhålls också vikten av processkartläggningar och arbetsflöden.

En slutsats som dras i rapporten är att det är en mindre del av kulturarvsinstitutionerna som har resurser och kapacitet att på ett kostnadseffektivt sätt bedriva digitalisering i egen regi. Därför förordas gemensamma lösningar som en huvudlinje.

Arbetsgruppen såg också stora möjligheter att samutnyttja såväl kompetens som befintlig utrustning. Den digitaliseringsutrustning som arbetsgruppen inventerat på myndigheter och institutioner är omfattande och utnyttjas idag inte till sin fulla kapacitet.

Samtidigt finns ibland fördelar med mer småskalig, institutionsnära digitalisering. Det finns ett uttalat behov av mobila lösningar som skulle kunna bidra till att ge hög kvalitet till låg kostnad när en institutionsnära digitalisering av olika skäl är att föredra. En mobil lösning skulle också innebära att mindre institutioner inte behöver lägga resurser på att köpa dyr utrustning eller rekrytera kompetens för drift och förvaltning. Det skulle också innebära att material som är skört, eller logistiskt svårt att flytta, kan digitaliseras på plats och förskonas från de risker som kan vara förbundna med transport. Digisams bedömning är att förutsättningarna för mobila digitaliseringsverksamheter bör undersökas.

14.2 Prioritering av material

Kriterier för prioritering av material till digitalisering är oftast baserade på begreppen bevarande och efterfrågan. De flesta av våra medverkande myndigheter och institutioner digitaliserar dock i huvudsak på extern beställning eller för att möta interna organisationsbehov. Det innebär att även fastställda policyer för prioritering ofta får svagt genomslag i praktiken.

Material som prioriteras för digitalisering bör, enligt Digisams bedömning, också göras tillgängligt och bevaras långsiktigt om det inte finns särskilda skäl att avstå. Även ren bevarandedigitalisering bör alltså i normalfallet leda till tillgängliggörande. När det gäller prioritering av material för digitalisering är det möjligt att ha det visionära målet om en hundraprocentig digitalisering. För flertalet av myndigheterna och institutionerna ligger det målet dock långt utom synhåll och en tydlig stegvis prioritering av material för insatser är därför avgörande. Som ett stöd i arbetet med att pragmatiskt och etappvis prioritera sig närmare målet, har Digisam utarbetat en checklista för Prioritering av kulturarvsmaterial till digitalisering.

14.3 Mediakonverteringscentrum (MKC)

MKC i Fränsta är en avdelning inom RA och en resurs inom storskalig digitalisering för myndigheter och andra offentliga organisationer

MKC har lång erfarenhet av storskalig digitalisering av processtyrd industriell karaktär och har byggt upp en stor kompetens inom området. Digitalisering sker idag från både inbundna böcker, lösa blad, ritningar, tidningar och mikrofilm. Utvecklingsarbeten för att kunna möta museernas behov av att återge föremål i digital form är under framväxt.

MKC bedriver sin verksamhet i specialanpassade lokaler och RA har under de senaste tio åren gjort investeringar i inredning och utrustning. Sedan digitaliseringsverksamheten tog sin början 1991 har sammantaget mer än 200 miljoner digitala bilder producerats. Verksamheten vid MKC var som störst för några år sedan och sysselsatte drygt hundratalet personer. Den årliga digitaliseringen är fortfarande omfattande och goda möjligheter finns att skala upp verksamheten för en större produktion.

De senaste utvecklingsinsatserna har skett inom området tidningsdigitalisering, där samarbetet med KB kring DigiDaily 2010-2013 lett till att kostnadseffektiva digitaliseringsprocesser utarbetats. Även storskalig OCR-tolkning med fulltextsökning i det digitaliserade materialet är en nyetablerad delprocess.

År 2014 avslutades RA:s omfattande, mångåriga arbete med att digitalisera kyrkobokföringsmaterial. I och med att denna omfattande insats nu slutförts har resurser frigjorts som skulle kunna användas för att utveckla MKC:s roll som en nationell resurs för digitaliseringen av kulturarvet.

Digital produktionslina för fotografisk bild
Digisams bedömning är att förutsättningarna för storskalig digitalisering av fotografisk bild vid MKC är goda. Digisams styrgrupp beslutade i april 2015 att en pilot skulle genomföras för att pröva detta. Det visade sig emellertid av resursskäl inte vara möjligt att genomföra under innevarande år.

15 Audiovisuella samlingar