logo

Ett digitalare kulturarv

Digisams verksamhet 2011-2015

4 Genomförande

Digisams uppdrag är brett och komplext. Vår bedömning är att det är en logisk konsekvens av att digitaliseringsområdets alla delfrågor är sammanvävda och inbördes beroende. Därför har arbetet lagts upp utifrån en horisontell strategi, där frågeställningarna stegvis fördjupats utifrån en bred ansats.

4.1 Vision

Digisams styrgrupp har utifrån uppdraget beslutat om följande vision som vägledande för tolkning och genomförande av uppdraget:

4.2 Strategier

Digisam har genomfört arbetet utifrån, av styrgruppen beslutade, följande tio övergripande strategier.

Representera och bevaka
Vi deltar, följer och är synliga i strategiskt viktiga sammanhang för att etablera en bas för långsiktigt positiva effekter för de frågor som omfattas av Digisams uppdrag.

Samverka, samordna och koordinera
Vi strävar kontinuerligt efter att knyta samman aktörer och verksamheter för att digitalisering av kulturarvet och därtill knutna frågor drivs på ett kostnadseffektivt sätt. Vi initierar arbetsgrupper som bemannas från sekretariatet, medverkande myndigheter och institutioner samt vid behov av andra intressenter.

Samla, utveckla och sprida kunskap
Vi har ett omvärldsbevakande och kunskapsbyggande arbetssätt. Vi delar med oss så att alla aktörer inom kulturarvsområdet ges möjlighet att öka sin kunskap och kompetens.

Mäta och följa upp
Vi identifierar indikatorer och mätpunkter som underlag för rapportering och uppföljning av hur digitaliseringen av kulturarvet fortlöper.

Bygga och stärka nätverk
Vi bygger och deltar i nätverk för att skapa långsiktigt hållbar samverkan. Vi bidrar till andras utveckling och drar nytta av det andra gör.

Öppna upp och inkludera
Vi har ett öppet och inkluderande arbetssätt som leder till nya kontakter och perspektiv till nytta för alla samverkanspartners.

Prioritera balanserat och transparent
Vi prioriterar utifrån ett helhetsperspektiv och är öppna för andras synpunkter.

Säkerställa resurser och kompetens
Vi presenterar underlag som grund för att styrgruppen och övriga samverkande myndigheter och institutioner ska kunna avsätta de resurser och den kompetens som behövs för att målen för de olika arbetsuppgifterna ska nås.

Vidga sammanhang och användningsområden
Vi verkar för att digitalt kulturarv utvecklas och används som en del av samhällets totala informationsförsörjning.

Verka för forskning och utveckling
Vi etablerar kontakter med forskningsinstitutioner och andra relevanta myndigheter och institutioner och verkar för nya och ökade forsknings- och utvecklingsinsatser inom Digisams verksamhetsområde.

4.3 Organisation och styrning

Samordningssekretariatet för digitalisering av kulturarvet, Digisam, inrättades i enlighet med regeringsbeslut i februari 2011, som en tidsbegränsad verksamhet vid Riksarkivet. Den styrgrupp som tillsattes har utgjorts av cheferna för Riksarkivet, KB, RAÄ samt chefen för Naturhistoriska riksmuseet, som representant för de centrala museerna. Riksarkivarien har varit styrgruppens ordförande och lett dess arbete. Styrgruppen har fattat beslut om verksamhetens inriktning.

Vid verksamhetens start utsåg var och en av styrgruppens ledamöter även en sakkunnig från den egna myndigheten för att ingå i en expertgrupp. Som en följd av Statskontorets utvärdering under 2014 beslutade styrgruppen om en förtydligad roll- och ansvarsfördelning. Detta ledde bl.a. till att expertgruppen ombildades till en beredningsgrupp med förtydligat uppdrag att tillsammans med sekretariatet bereda frågor av större strategisk vikt inför beslut i styrgruppen.

4.4 Planering och arbetssätt

Uppdraget omfattar alla processer där digital information produceras, fångas, används, lagras och bevaras. Detta kräver en helhetssyn och ett balanserat angreppssätt. Dessutom är utvecklingen snabb och styrs av många externa faktorer, och det var därför inte möjligt att vid starten i detalj planera Digisams verksamhet för hela verksamhetsperioden 2011-2015. Planeringen har därför skett rullande och med olika grad av operativ fördjupning.

Eftersom sekretariatets resurser i förhållande till det stora arbetsfältet har varit små fick Digisam i ett tidigt skede styrgruppens gehör för att starta så få regelrätta projekt som möjligt. I stället har Digisam strävat efter öppna, mindre formaliserade arbetsprocesser med arbetsgrupper, workshoppar, seminarier och andra dialogmöten som dominerande arbetsformer. Högt prioriterat har också varit att initiera breda och starka nätverk med deltagare från offentliga och privata organisationer, och att försöka dra nytta av den expertis som finns oavsett var den är baserad.

Efter den inledande tolkningen och nedbrytningen av uppdraget i olika arbetsområden genomfördes en första fördjupad omvärldsanalys. Det framstod då tydligt att de grundläggande utmaningarna och frågeställningarna när det gäller digitalisering av kulturarvsinformation och kulturarvsmaterial är desamma nationellt som internationellt. Kvalificerat arbete med att utveckla lösningar pågår på många håll, nationellt, inom EU, internationellt, och berör alla för Digisam relevanta arbetsområden.

För att inte uppfinna hjulet på nytt bedömde Digisam därför att det var viktigt att öka omvärldsbevakningen. Det skedde konkret genom ökad närvaro i de relevanta nätverk som medarbetarna redan ingick i och genom att etablera närvaro i nya. Digisam har även följt och deltagit i olika projekt med strategisk koppling till Digisams uppdraget. Det har inneburit att den tid som lagts på europeisk och nordisk samverkan har blivit mer omfattande än vad som ursprungligen var planerat. En viktig förutsättning för arbetet har varit det fria mandatet att följa frågorna och arbeta mot målen, även när de passerat domän- och verksamhetsgränser, som Digisam fick av styrgruppen 2011.

Genom att delta i externa projekt, nätverk och konferenser samt genom att odla personliga kontakter har Digisam bidragit till att, brett och långsiktigt hållbart, etablera frågorna om digitalt kulturarv i samhället. Målet har varit att skapa en stabil plattform för samverkan och fortsatt arbete oavsett om det finns en koordinerande samordning efter 2015 eller inte. Medarbetare vid Digisam har och har haft flera uppdrag i externa verksamheter, nationella och europeiska, med relevans för uppdraget.

Övergripande bild

Figur 2. Övergripande bild av de arbetsområden som uppdraget brutits ned i.

Arbetsgrupper, nätverk och expertsamverkan

Deltagare i de olika arbetsgrupperna (se bilaga 3, Arbetsgrupper och nätverk) har efter förfrågan från Digisam i allmänhet valts av ledningen vid respektive myndighet eller institution. I ett fall har vi vänt oss till beredningsgruppen, och i några fall fick ledaren för arbetsgruppen i uppdrag att sätta samman sin grupp. Uppdragsbeskrivningar för de olika arbetsgrupperna har fastställts av Digisams styrgrupp.

Sekretariatet har vid behov även vänt sig direkt till experter utanför kretsen av medverkande myndigheter och institutioner, såväl nationellt som internationellt.

För samverkan och kunskapsutbyte har även flera nätverk initierats. De har hjälpt sekretariatet med omvärldsbevakning och förankringsarbete, men nätverkandet har också varit en strategi för att långsiktigt förankra och utveckla digitaliseringsfrågorna hos kulturarvsinstitutionerna. Nätverken har vidare främjat professionella kontakter och erfarenhetsutbyte mellan kolleger på olika myndigheter och institutioner.

Totalt har närmare 200 personer i mindre eller högre utsträckning deltagit i Digisams arbetsgrupper och nätverk. Drygt 130 av dessa är personal vid Digisams 24 medverkande myndigheter och institutioner.

Kommunikation

Kommunikation har varit en central och helt integrerad del av Digisams arbetssätt.

En stor del av arbetet har bestått i att ta in information och synpunkter från omvärlden, dra slutsatser och kommunicera den kunskapsmängd samordningssekretariatet ackumulerat och producerat. Målet har varit att förmedla aktuell information från det omfattande arbete som bedrivs inom området digitalt kulturarv. Digisam har också kontinuerligt använt webben för att bredda nätverken, sprida kännedom om verksamheten och vad som händer i Sverige och världen mer allmänt i frågor av relevans för uppdraget.

För att samverkansparter och andra intresserade skulle kunna följa arbetet och delta i samtal och processer utifrån sina egna förutsättningar har Digisam strävat efter ett så transparent arbetssätt som möjligt.

Kommunikation i digitala kanaler har prioriterats. Hemsidan, www.digisam.se, har varit basen för närvaron på webben. Där finns bloggen med information om pågående arbete samt rapporter från seminarier och projekt som Digisam deltagit i. Ambitionen har varit att successivt utveckla Digisams hemsida till ett nav för kunskap om digitalisering och digital kulturarvsinformation.

Förutom hemsidan har Digisam varit aktivt i flera sociala medier, främst Twitter och Facebook, men även genom nätverkande och kontinuerliga kommentarer och publicering av sådant vi fångat upp i flödena från omvärlden. För att skapa så breda kontaktytor som möjligt skapade Digisam även konton på Slideshare, LinkedIn och Flickr.

För att bättre nå ut till dem med mindre eller ingen närvaro i sociala medier startade Digisam våren 2014 ett nyhetsbrev. De som haft möjlighet har också kunnat träffa Digisam och andra, från de breda nätverk som sekretariatet är sammankopplade med, för en informell pratsund över en kopp morgonkaffe en gång i månaden på ett centralt placerat kafé i Stockholm. Det har varit uppskattade träffar för att samtala, knyta kontakter, dela erfarenheter och nätverka.

pyramid

Figur 3. Pyramiden illustrerar hur mycket engagemang som går åt för användarna för olika interaktionsnivåer. En kommentar på bloggen kräver t.ex. mer tid och tanke än ett Gilla på Facebook (FB).

Digisams högst prioriterade målgrupp har varit ledning och personal vid de medverkande myndigheterna och institutionerna. Men målet har varit att kommunikationen om verksamheten och det som den resulterat i ska nå så många som möjligt med ett intresse för digitalt kulturarv. Därför har vi kontinuerligt arbetat med att identifiera var användarna finns, vilken typ av information de kan tänkas vilja ha och hur de vill kommunicera.

Även om webben har varit den naturliga centrala plattformen för Digisams kommunikativa arbete har även direktkontakt och personliga möten varit ett viktigt inslag i verksamheten. Seminarier, konferenser och andra fysiska möten har gett möjlighet till fördjupade diskussioner, vidgade nätverk, omvärldsbevakning samt många tillfällen att presentera Digisams uppdrag och verksamhet.

4.5 Budget

Med undantag för år 2011, då de medverkande myndigheterna och institutionerna fakturerades motsvarande 0,15 % av sina förvaltningsanslag, har sedan 2012 motsvarande medel förts över direkt till RA via statsbudgeten. Undantaget utgörs av KB som årligen har fakturerats. De medel som sålunda tillförts Riksarkivet för att driva samordningssekretariatet gav utrymme för en ungefärlig grundbemanning om 3,5 årsverken.

Digisams budget har under verksamhetsperioden förstärkts med projektstöd från Vinnova, forskningsmedel från Vetenskapsrådet (VR) och genom deltagande i flera EU-projekt. Tack vare att avsatta medel, som inte hann upparbetas under 2011, har förvaltats på ett balanskonto och med stöd av ovan nämnda projektmedel, kunde bemanningen under de två avslutande verksamhetsåren utökas med 1,5 årsverken.

5 Nätverk och samverkan