logo

Ett digitalare kulturarv

Digisams verksamhet 2011-2015

6 Utvärdering

I regeringens uppdrag till Riksarkivet att inrätta ett samordningssekretariat ingick att verksamheten skulle utvärderas under första halvåret 2014. Därefter skulle Riksarkivet presentera en rapport med ställningstagande om sekretariatets fortsatta verksamhet efter 2015.

Regeringen gav uppdraget att utvärdera Digisam till Statskontoret i november 2013. Statskontoret skulle särskilt beskriva och analysera Digisams verksamhet och rollfördelningen mellan Digisam och berörda institutioner. De skulle vidare bedöma uppnådda resultat i förhållande till uppdraget, samt verksamhetens kostnadseffektivitet i relation till den situation som rådde innan Digisam etablerades.

I utvärderingen, som överlämnades till regeringen i juni 2014, konstaterade Statskontoret att Digisams verksamhet lett till ökad samordning och samsyn, samt högre prioritering vad gäller digitaliseringsfrågor inom kulturarvssektorn. Inrättandet av samordningssekretariatet bedömdes ha lett till effektivare utnyttjande av statens resurser. Utvärderingen visade också att berörda institutioner i stor utsträckning var nöjda med sekretariatets arbete med att sprida kunskap och förmedla kontakter. Detsamma gällde även Digisams bidrag till att skapa samsyn och delaktighet kring digitaliseringsfrågor inom kulturarvssektorn.

Statskontorets bedömde att det skulle finnas fortsatta behov av samordning av digitaliseringsfrågorna i kulturarvsområdet efter att Digisams mandattid löpt ut vid 2015 års slut. Uppdraget att redovisa förslag till hur en samordnad digital informationshantering och ett samordnat digitalt långtidsbevarande av samlingar och arkiv bör se ut i framtiden var inte utarbetat vid tiden för utvärderingen. Eftersom detta bedömdes komma att utgöra en grund för regeringens ställningstagande om den framtida infrastrukturen vad gäller digitaliseringsfrågorna inom kulturarvsområdet menade Statskontoret att utformningen av en framtida samordningsfunktion ännu inte kunde föreslås. Statskontorets förslag var därför att Digisams mandat skulle förlängas ett år innan ett mer långsiktigt beslut eventuellt fattas.

Statskontoret konstaterade att det fanns vissa oklarheter i styrningen av sekretariatet rörande strategiskt beslutsfattande. Statskontoret menade bl.a. att styrgruppen borde involveras mer tydligt i Digisams verksamhetsplanering. För att åtgärda otydligheterna i styrning och mandat beslutades därför om en ny roll- och ansvarsfördelning mellan styrgrupp, beredningsgrupp och verksamhetsledare.

I den rapport som Riksarkivet hade i uppdrag att utarbeta delade myndigheten Statskontorets bedömning att det kommer att finnas ett fortsatt långsiktigt behov av att driva och samordna digitaliseringen av kulturarvet för att nå målen i regeringens strategi Digit@lt kulturarv.

Riksarkivet bedömde att en placering av Digisam som en integrerad del av Riksarkivet var en lämplig, långsiktig lösning. Med sin roll inom bl.a. statlig informationshantering, en stark regional närvaro och med expertkompetens inom relevanta områden, menade Riksarkivet att de skulle ha goda förutsättningar för att driva den fortsatta samordningen av digitaliseringsfrågorna inom kulturarvssektorn.

Statskontorets utvärdering och Riksarkivets rapport remitterades i februari 2015 till Digisams medverkande myndigheter och institutioner. Sammantaget ställde sig majoriteten av medverkande myndigheter och institutioner bakom Statskontorets rekommendation om att förlänga Digisams mandat ett år för att täcka det fortsatta behovet av en koordinerande verksamhet. De flesta av myndigheterna och institutionerna sade sig heller inte i det här skedet vara beredda att uttala sig om organisatorisk placering av en eventuellt långsiktigt inrättad koordineringsfunktion.

7 Medverkande myndigheter och institutioner