logo

Ett digitalare kulturarv

Digisams verksamhet 2011-2015

7 Medverkande myndigheter och institutioner

Den nationella strategin för arbetet med att digitalisera, digitalt bevara och digitalt tillgängliggöra kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation 2012–2015 styr arbetet för 24 statliga kulturinstitutioner. I den nationella strategin kallas dessa organisationer för medverkande myndigheter och institutioner (se bilaga 2, Medverkande myndigheter och institutioner). Av dessa tillhör 23 Kulturdepartementets ansvarsområde och en, KB, sorterar under Utbildningsdepartementet.

Gemensamt för Digisams medverkande myndigheter och institutioner är att de ”samlar, bevarar och tillgängliggör kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation”. I övrigt är de en långt ifrån homogen grupp. Här finns stora centralmyndigheter och koncernmyndigheter som Statens museer för världskultur, mindre myndigheter som Forum för levande historia och stiftelser, såsom Skansen och Svenska Filminstitutet (SFI). Fjorton är museer. De största myndigheterna har statsanslag på över 350 miljoner kronor, medan den minsta institutionen har ett anslag på knappt 15 miljoner. Styrningen i instruktioner och regleringsbrev skiftar också, se vidare rapporten Digitalisering av kulturarvet, nuläge och vägvalsfrågor.

Inom arkiv-, biblioteks och kulturmiljöområdet har Riksarkivet, KB och RAÄ tydliga uppdrag och ansvarsroller inom digitaliseringsområdet. Förutom att detta ansvar resulterat i positiva effekter hos andra myndigheter och institutioner inom respektive ansvarsområde, har det också inneburit ett försprång i det interna arbetet, På andra områden, framför allt inom museisektorn, saknas en motsvarande ansvarsroll vilket innebär att bilden här är mer splittrad.

KB, RAÄ och Riksarkivet har övergripande ansvar för informationshantering inom respektive område och förvaltar, bl. a. genom LIBRIS, K-Samsök och NAD, centrala delmängder av infrastrukturen för kulturarvsinformation. Men även andra institutioner ansvarar för delar av en framtida sammankopplad infrastruktur, som t.ex. Naturhistoriska riksmuseet genom GBIF (Global Biodiversity Information Facility).

Kungliga biblioteket

KB har omfattande digitala samlingar som främst byggs upp genom digitala pliktleveranser av massmedier, massdigitalisering av såväl tryckta som audiovisuella samlingar samt av e-plikt, en ny pliktlag som omfattar material som publiceras på Internet. 

Som en del i KB:s uppdrag att tillhandahålla en effektiv forskningsinfrastruktur svarar myndigheten för frågor om samverkan mellan forskningsbibliotek när det gäller digitalisering och digitalt tillgängliggörande. KB har också uppdraget att verka för utveckling och samordning av digitala tjänster och system för hela det allmänna biblioteksväsendet.

KB har 2015 givits i uppdrag att utarbeta en nationell biblioteksstrategi. En slutrapport ska presenteras i mars 2019. Att ta fram förslag utifrån digitaliseringens möjligheter och utmaningar kommer vara en viktig del i detta arbete.

Riksantikvarieämbetet

RAÄ har den ledande rollen när det gäller att nå det kulturpolitiska målet om ett levande kulturarv som bevaras, används och utvecklas. Myndighetens verksamhet styrs även av de nationella målen för kulturmiljöarbetet.

RAÄ förvaltar och utvecklar de nationella databaserna Fornminnesinformationssystemet (FMIS), Bebyggelseregistret (BeBR) samt infrastruktur för kulturarvsinformation genom K-samsök. Myndigheten har därigenom samordningsansvar för bebyggelse- och museiinformation som skapas och förvaltas av externa aktörer.

Under perioden 2014-2019 driver myndigheten ett programarbete som syftar till att modernisera den arkeologiska processen samt de stödsystem denna kräver. Detta görs i bred samverkan med länsstyrelserna, museer, arkeologiföretag och Trafikverket.

Riksarkivet

Riksarkivet har särskilt ansvar för den statliga arkivverksamheten och för arkivvården i Sverige. Vilket innebär att myndigheten kontrollerar den offentliga arkivverksamheten och har nationell överblick över arkivfrågorna.

Riksarkivet utformar föreskrifter och allmänna råd för arkivhantering och följer upp hur dessa efterlevs, samt tar emot leveranser av statliga myndigheters arkiv samt enskilda arkiv från bland annat organisationer, föreningar och enskilda personer. 

Riksarkivet förvaltar den nationella arkivdatabasen (NAD), ett databas- och informationssystem inom det svenska arkivväsendet. NAD fungerar samtidigt som nationell aggregator av arkivinformation gentemot den Europeiska arkivportalen och Europeana.

7.1 Inledande möten

Under Digisams uppbyggnadsfas år 2012 genomförde sekretariatet enskilda möten med ledningarna för de medverkande myndigheterna och institutionerna. Digisam träffade även ett antal regionala och kommunala kulturarvsinstitutioner samt några andra aktörer som på olika sätt kunde komma att påverka och påverkas av samordningssekretariatets uppdrag.

De enskilda möten som hölls med medverkande myndigheter och institutioner tog sin utgångspunkt i de underlag som lämnats till regeringen i maj 2010 (se kap. 3.2 Bakgrund). Fokus i samtalen låg på vad som förändrats under mellantiden och vilka frågor de såg som högst prioriterade utifrån Digisams uppdrag. Ur Digisams perspektiv var det också viktigt att koncentrera diskussionen kring områden där det rådde samsyn kring önskade insatser, eftersom där sannolikt fanns störst potential för gemensamma lösningar.

Prioriterade frågor

Sammantaget visade mötena att det fanns en uttalad medvetenhet om att digitaliseringen, för att bli framgångsrik, måste organiseras som en kärnverksamhet och involvera personal från flera specialistområden inom respektive organisation, exempelvis ämnesexperter, IT-personal och kommunikatörer.

Generellt framfördes också vid mötena ett behov av att skapa reda i begreppsfloran. Flertalet av myndigheterna och institutionerna uttryckte ett stort behov av dialog, råd och stöd, i synnerhet kring upphovsrätt och olika aspekter på prioritering. Frågor som lyftes var t.ex. om man ska digitalisera nya material eller fördjupa forskningsinformation, och hur man ska balansera mellan produktion, användning och bevarande.

Ett behov av fördjupade och mer detaljerade digitaliseringsplaner framfördes av flera myndigheter och institutioner. Som ett led i detta poängterades att det finns behov av utvecklade processer för digitalisering, liksom för rekommendationer kring metadatastandarder, format, OCR-teknik och bevarandefrågor. Olika typer av workshoppar, seminarier och konferenser efterfrågades också av flera.

Under ett flertal möten togs frågan om stöd med omvärldsbevakning upp. En annan synpunkt var att de digitala perspektiven på ett tydligt sätt borde byggas in i rapporteringen av museistatistiken, även om det kan vara svårt att hitta rätt parametrar. Vid de aktuella mötena ställde Digisam också frågan om det fanns intresse för en utvecklad koordinering av det regeringsuppdrag som myndigheterna och institutionerna fått om att upprätta interna planer för sin digitaliseringsverksamhet. En klar majoritet uttryckte att detta vore önskvärt.

När det gäller digitaliseringen lyftes vid flera tillfällen behovet av att identifiera vägarna mot gemensamma kostnadseffektiva lösningar. Ett vanligt problem är att digitalisering i allmänhet organiseras i projektform, vilket lätt leder till att kompetens går förlorad när finansieringen löper ut. Bristande kontinuitet ökar också risken att olika rutiner och processer blir inkonsekventa i sin tillämpning.

Ett flertal av myndigheterna och institutionerna gav uttryck för att Digisam uppfattades som ett svar på önskan om samordning inom kulturarvsområdet och behovet av ett centralt ansvarstagande för uppbyggnaden av en nationell infrastruktur inom digitaliseringsområdet. Behovet av roll- och ansvarsfördelning för detta lyftes också.

Digisam uppfattade vid mötena ett starkt behov av harmonisering av informationen mellan olika domäner. Stöd för detta beskrevs som angeläget vid registrering, aggregering och bevarande, i synnerhet när samma typ av material (t.ex. ritningar, skisser, kartor, fotografier) förvaras inom olika domäner och därmed hanteras i olika system och metadatastandarder. Vid vissa institutioner samlas (aggregeras) även data från externa leverantörer vars information inte är skapad i internationellt vedertagna standarder.

Även andra gemensamma lösningar framhölls som intressanta. Sammankoppling av information från olika institutioner och domäner skulle kunna underlättas med länkbar öppen data. Samtidigt underströks att det tekniska stödet för semantisk användning av sådana data var bristfälligt. Auktoritetsfiler som tillgängliggörs online skulle vara ett bra exempel på stöd till sammanlänkning. Det framfördes behov av gemensamma auktoritetslistor för ABM-området, som någon eller några institutioner skulle ha ansvar för att uppdatera och förvalta. Flera myndigheter och institutioner framhöll betydelsen av länkbar, öppen och maskinläsbar data som en grund för en vidgad användning av den digitala informationen i praktiska tillämpningar, som t.ex. virtuella utställningar eller mobilapplikationer. Även behovet av flerspråkighet lyftes, liksom tillämpningar som stöd för samarbete med turistnäringen.

Den enskilda fråga som återkom flest gånger under mötena var vikten av att få hjälp med upphovsrätt för att kunna öka mängden tillgänglig och användbar information. Behovet av en väl förankrad vägledning framhölls, liksom behovet av kontinuerligt stöd i någon form av permanent kompetenscentrum. Flera tog särskilt upp frågan om hanteringen av anställdas upphovsrätt. Möjligheten att kunna få användarrättigheter till upphovsrättsligt skyddat material genom nya avtalslicenser möttes av stort intresse.

När frågan om digitalt långtidsbevarande diskuterades handlade det mest om teknisk lagring. Mycket få av de medverkande myndigheterna och institutionerna uppgav sig ha system eller strategier på plats för digitalt långsiktigt bevarande. Gemensamma lösningar för detta efterfrågades därför, liksom lösningar för gemensam lagring.

Flera organisationer uttryckte intresse för att delta i EU-projekt, men såg den krävande administrationen som ett hinder. Behovet av en övergripande koordination även inom detta område lyftes. Andra områden där man uttryckte behov av samverkan var i arbetet med att stärka kontakterna med forskarsamhället och att utveckla metoder för att använda digitaliserat material för att nå nya användargrupper.

De möten som hölls med de medverkande myndigheterna och institutionerna var avgörande för vilka frågor som prioriterades i det fortsatta arbetet. De var också en startpunkt och förutsättning för det omfattande deltagandet av myndigheternas personal i olika arbetsgrupper och nätverk (se kap. 4.4 under rubriken Arbetsgrupper, nätverk och expertsamverkan). I ett fortsatt arbete är det Digisams bedömning att det är helt avgörande att bygga vidare på den samverkan som etablerats.

8 Den digitala livscykeln